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PROGRAMA DE PRESUPUESTO NOVENO ( 9no. ) SEMESTRE
TEMA I : Teoría General Presupuesto Empresarial
TEMA II : Punto de Equilibrio
TEMA III : Presupuesto de Ventas
TEMA IV : Presupuesto de Producción
TEMA V : Presupuesto de Materiales
TEMA VI : Presupuesto de Compras
TEMA VII : Presupuesto de Mano de Obra Directa
EJERCICIOS : Punto de Equilibrio
EJERCICIOS : Presupuesto de Ventas
EJERCICIOS : Producción, Materiales, Compras y Mano de Obra
Cronograma de Temas y Fecha de los Exámenes
FORMATOS Y CUADROS
Cartelera
Presupuesto USM
TEMA III : Presupuesto de Ventas

CONTENIDO

Definición, Importancia y Objetivo
Factores que afectan el volumen de las ventas
Preparación y Metodología para llevar a cabo un presupuesto de ventas
Tablas para la realización del presupuesto de ventas
Ejercicios de presupuesto de ventas

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Tema III Presupuesto de Venta
Introducción

El propósito de este tema es analizar el proceso de planificación de las ventas y las características de un plan integral de ventas; así mismo las responsabilidades administrativas, los enfoques, las técnicas y los distintos usos de un plan de ventas, que se relacionan con dicho proceso.

El proceso de planificación de las ventas es una parte necesaria de la planificación y control de utilidades, por que hay que tomar en cuenta las decisiones básicas de la administración respecto a la comercialización; basado en esto se constituye un enfoque organizado para desarrollar un plan integral de ventas o presupuesto de ventas.

Si el plan de ventas no es real, la mayoría o todas las demás partes del plan global de utilidades, son irreales. Si fuera imposible hacer una apreciación del futuro potencial de los ingresos de un negocio, habría poco incentivo para la inversión en dicho negocio.

El Presupuesto de Venta

El presupuesto de venta viene a construir el núcleo de todo el sistema presupuestario y punto de partida de los demás presupuestos. Estos se deben a las siguientes razones:
Las ventas son las que proveen los fondos necesarios para el financiamiento de las actividades ordinarias de la empresa.
Las ventas presupuestadas señalan las necesidades de compras de materias primas, de activo fijos, de mano de obra, de producción y requerimientos administrativos y financieros de la organización.

Cada uno de los pasos conducentes al logro de las estimaciones de las ventas ha darse previendo que sus cifras se aproximen lo más posible a la exactitud; para lo cual han de tomarse en cuenta las siguientes consideraciones.


Ventas del Pasado y sus Tendencias

Aquí es recomendable el principio de la Recta de los Mínimos Cuadrados.


B= Sumatoria XY / Sumatoria X2

Otra manera de interpretar esto ultimo seria la de que las ventas del año cero, representaran a a, mientras que el crecimiento seria b, en la formula conocida de la recta.

Y= a + b

El ejecutivo de ventas procurara ayudarse con gráficos, contentivos de todos estos datos, para poder apreciar mejor las fluctuaciones estacionales, el crecimiento del mercado y del campo industrial en que opera. En lo posible sustentara sus razonamientos con datos estadísticos por periodos y por productos, por zonas y por

Clases de clientes. Esta información, perfectamente clasificada y ponderada viene a formar, tal vez, la orientación más convincente para l poder ejecutivo en sus estimaciones de ventas.
Existen tres procedimientos gráficos, muy prácticos, para hallar las tendencias de las ventas y así hacer las estimaciones futuras, y son el método del promedio móvil, el de los semipromedios y el de la correlación.
El del promedio móvil consiste en promediar las ventas de tres en tres años, y asignar ese valor promedio al año central del grupo escogido.
El método de los semipromedios consiste en dividir la serie de años en dos partes iguales y hallar el promedio de cada una de ellas, para luego promediar estos dos promedios.
El método de la correlación ( o de las regresiones ) es un método que permite obtener la ecuación de una distribución lineal para una serie de datos dispersos, puede ajustarse la precisión y obtener lo que se llama el coeficiente de correlación que vendría a ser como esta condicionada la tendencia de un dato respecto del resto.
Luego se llevan los valores obtenidos a un grafico a escala con ejes coordenados, y se obtiene la recta de las tendencias de venta. Son estos los tres métodos más usados.
Otras consideraciones de valor serian:
Las estimaciones de los agentes y vendedores
La capacidad y facilidades de las instalaciones
Tendencia de la industria en general
Desarrollo o descontinuación de productos
Fluctuaciones estacionales y de la moda
Alternativas del mercado
La potencialidad del mercado
Facilidades de materiales, mano de obra y financiamiento.

Existiendo una perfecta departamentalización, lo indicado seria hacer los estimados de ventas por secciones, en detalle; de manera de obtener un presupuesto de ventas más objetivo, y con responsabilidades mas definidas; ya que las personas a quienes se les hubiera encomendado estimaciones en particular, se sentirán mas altamente responsabilizados por su éxito.


A esto hay que agregar que no siempre los ejecutivos de ventas están en contacto directo con el mercado; por lo cual son sus agentes, vendedores y jefes de secciones los mas indicados para asesorarlo al respecto.
En particular, es de suma importancia considerar las posibilidades desde el punto de vista de la capacidad de producción y de financiamiento; contemplando siempre las alternativas de reducción de los precios para aumentar las ventas. Esta es la razón principal que viene a justificar el uso de los comités de presupuesto; en los cuales ha de estar representadas las ventas, producción, financiamiento y demás funciones de la empresa.
El éxito en todo el plan presupuestario dependerá, en gran parte, de la aproximación con que puedan predecirse las ventas; puesto que de ellas dependerán las compras, la producción y muchas funciones claves de la empresa.
Además, son las ventas la principal fuente de ingresos y ganancias; con las cuales la organización logra financiarse sus gestiones comercio-industriales. De allí que el conocimiento previo del volumen de ventas sea un dato preliminar indispensable para asegurar la planificación y coordinación de las demás actividades.
En realidad, la estimación de las ventas futuras no es tarea fácil. No existen patrones de procedimientos al respecto; si no que diferentes empresas, o diferentes situaciones y circunstancias, requieren diferentes métodos. Pero en general, las estimaciones siempre e fundamentan en la experiencia, con los ajustes que aconsejen los acontecimientos, y los planes de empresa.
Habrá casos en que la estructuración de las ventas en el pasado un patrón suficientemente confiable, para efectuar las estimaciones de las ventas futuras. Se pretenderá establecer una medida de las consecuencias que los anteriores factores hubieran podido tener en el pasado y poder cuantificar sus afectos en el futuro.
Dada la citada situación competitiva, tan compleja, en la cual ha de desenvolverse hoy día toda la empresa; se hace imperativa la necesidad de laborar su presupuesto de VENTAS, con una precisión tal, que reduzca al mínimo las discrepancias; ya que ha de tenerse muy en cuenta que el resto de las actividades ha de girar alrededor de las ventas.
De otra forma el presupuesto de VENTAS vendrá a ser el ORIENTE de toda la organización, en la medida que la gerencia le asigne los recursos que haga falta para realizarlo, y los ejecutivos todos pongan celo, criterio, estrategia y energía para alcanzar sus metas
Una empresa, normalmente ambiciosa, no ha de conformarse con elaborar un presupuesto de ventas para un periodo. Ha de procurar hacer sus estimados para 5,10 o más años; y sobre la marcha, hacer los ajustes necesarios, los cuales permitan cada vez más posible.
Un presupuesto de ventas, bien elaborado, ha de contener; además de las cantidades a vender, en unidades de producto en bolívares, las ventas estimadas por productos, departamentos o distritos, y relación al tiempo; ya sea por meses, trimestres, semestres o años.

Tan pronto se ha logrado el presupuesto, todos los ejecutivos deben empeñarse en alcanzar las metas en el contenidas y, si posibles, sobrepasarlas.
Por otra parte, como las actividades de los departamentos giran alrededor del plan de ventas; cualquier deficiencia de un departamento afectara a los demás de la organización. Esto viene a hacer más notable la necesidad de que el presupuesto de ventas se ajuste lo más posible a la realidad y contenga metas perfectamente alcanzable.
Al efectuar los estimados de ventas será útil el empleo de las estadísticas INTERNAS Y las EXTERNAS. Las internas las constituyen los datos compilados por la contabilidad y otros registros de las mismas empresas. Las EXTERNAS son provenientes de fuentes gubernamentales y de organizaciones privadas especializadas; tales son las publicaciones del ministerio de fomento, banco central y empresas privadas.
Se elaboran cuadros estadísticos comparativos por productivos, por productos, por regiones y por mes; para hacer resaltar las variaciones ESTACIONALES y comparar lo qué costaron las ventas de cada producto, en zona, cada mes.
Factores que afectan el volumen de la venta.

1) Específicos
1.1)Ajustes(modificaciones temporales)
1.2)Cambios:Del producto,De la producción,Del mercado, De política de ventas
1.3)Crecimiento (tendencia de las ventas)

2)Economía General ( factores Nacionales, exógenos)

3) Administración (de la alta gerencia)



Los Factores De Ajuste

Son perturbaciones transitorias que afectan al volumen de las ventas. Estos factores de ajuste nos dirán cuales hubieran sido las ventas reales, si no se hubieran producido tales perturbaciones.
El siguiente paso consistiría en averiguar si tal volumen de ventas realizables no estará afectado por factores de perturbación, ya en pro o en contra. Esto se determinara, mediante el uso de las variaciones registradas entre enero a octubre, identificado cuales serán los factores de ajuste, favorable o no.
Los inconvenientes que se pueden presentar en nuestro medio serán; por ejemplo, que durante el periodo en que se produjeron las ventas; mediante la comparación de lo presupuestado con la realidad.
Cualquier diferencia podrá atribuirse a consecuencia del incendio; hemos de suponer que el factor negativo ya no ha de producirse para el próximo periodo; por lo que habrá que sumar la perdida experimentada por las ventas, digamos una 10 unidades, para presupuestar las ventas del año siguiente. ( Ventas presupuestadas y no realizadas o ventas realizadas y no presupuestadas ).
Lógicamente los ajustes DESFAVORABLES han de SUMARSE y los FAVORABLES se RESTAN.

Otros factores de ajustes podrían ser una interrupción en los suministros, por razones de huelga u otra causa cualquiera; la cual hiciere descender o aumentar las ventas pasadas.
El incendio referido, pudo haberle ocurrido a un competidor, quien, para satisfacer algunos pedidos de su clientela nos hubiera efectuado algunos pedidos. En este caso se trataría de un ajuste sustractivo

Los factores de cambio

Los factores de cambio, y vienen a ser modalidades nuevas introducidas por el personal administrativo medio, con repercusiones perdurables en el volumen de las ventas.
Para su estudio los clasificaremos en cuatro grupos, así:
Cambios en el PRODUCTO
Cambios en la PRODUCCIÓN
Cambios en las CONDICIONES DEL MERCADO
Cambios en las POLÍTICAS DE VENTAS

Los cambios en el producto

Las consecuencias de estos cambios se reflejaran en las utilidades y en los costos; si bien no siempre aumentaran los costos: puede suceder que más bien los reduzcan.
Tales cambios en el producto pueden ser:

Adaptación de nuevos usos
Mejoras en el funcionamiento
Mejoras en la apariencia y presentación
Tamaño mas conveniente
Simplificación del uso y manejo
Diseño más funcional y adaptable
Mejoras en los servicios

Indiscutiblemente que, cualquiera que sea el cambio introducido en el producto, ha de promover mayores ventas y afectara en algunas forma los costos.

Los cambios en la producción

Son aquellos reajustes en el ritmo y cuantía de la producción, tendientes a cubrir pedidos extraordinarios o de urgencia, también puede tratarse de la instalación de un sistema de control de la calidad; lo que normalizara el producto e incrementara su demanda.

Los cambios en las condiciones del mercado

Vienen a ser aquellos operados en cuanto al la potencialidad del mercado, tal vez sea el mejor indicado para ponderarlos un economista especializado en esta materia.
Estos cambios pueden deberse a:

Variación de los gustos
Ejecuciones de grandes obras publicas o privadas

Los cambios en las políticas de ventas

Son todos aquellos, por medio de los cuales se verían las condiciones en que se han venido realizando las ventas; tales como: cambios en los precios, ampliación de los servicios, demostraciones del producto, intensificación radical de la publicidad, mejoran en los sistemas de distribución, nuevos incentivos a vendedores, ampliación de crédito a la clientela, mejores facilidades para el pago, etc.










Influencia de la economía en general

El segundo factor que afecta el volumen de las ventas estará constituido por las complejas influencias de la economía en general; las cuales afectan al comercio y a la industria en su totalidad, con una persistencia mas o menos marcada y que en determinadas ocasiones, hacen pensar o decir que los negocios han marchado bien o mal, durante determinada época. Al respecto pueden consultarse publicaciones tales como: boletines del banco central, del ministerio de fomento, del banco de Venezuela, etc.
Los factores de Administración

Este factor que igualmente afecta el volumen de ventas, esta constituido principalmente por las decisiones que toma la Alta Gerencia; estas decisiones por lo general deberían ser para tratar de compensar las disminuciones que ocurran en el volumen de ventas, producto de los factores externos a la empresa, y poder lograr en lo posible con ellas aumentar el volumen de dichas ventas, o simplemente tomar decisiones para afectar positivamente el volumen de ventas.


Conclusión

Podemos decir que los principales objetivos que persigue el ejecutar un presupuesto de ventas son: reducir la incertidumbre acerca de los futuros ingresos, incorporar los juicios, y las decisiones de la administración en el proceso de la planificación ( esto en los planes de comercialización), suministrar la información necesaria para desarrollar otros elementos de un plan integral de utilidades y facilitar el control administrativo de las actividades de ventas.

Así mismo la importancia del presupuesto de venta, es la de disponer de un plan integral de utilidades para desarrollar planes tanto estratégicos, de largo plazo, como tácticos, de corto plazo, seria imposible proyectar la empresa hacia el futuro y prever situaciones según la experiencia o situaciones acontecidas en el pasado, sin tener dicho plan.