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PROGRAMA DE PRESUPUESTO NOVENO ( 9no. ) SEMESTRE
TEMA I : Teoría General Presupuesto Empresarial
TEMA II : Punto de Equilibrio
TEMA III : Presupuesto de Ventas
TEMA IV : Presupuesto de Producción
TEMA V : Presupuesto de Materiales
TEMA VI : Presupuesto de Compras
TEMA VII : Presupuesto de Mano de Obra Directa
EJERCICIOS : Punto de Equilibrio
EJERCICIOS : Presupuesto de Ventas
EJERCICIOS : Producción, Materiales, Compras y Mano de Obra
Cronograma de Temas y Fecha de los Exámenes
FORMATOS Y CUADROS
Cartelera
Presupuesto USM
TEMA VI : Presupuesto de Compras

CONTENIDO

Definición, Objetivo e Importancia
Calculo para la determinación de las compras
Análisis del presupuesto de compras
Tablas para su elaboración
Ejercicios de presupuesto de compras

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EL PRESUPUESTO DE COMPRAS MARCO TEÓRICO.

Es el departamento de compras el encargado de la programación en la correcta y oportuna adquisición de materiales necesarios para la producción. Para ello debe prever situaciones de crisis en las que el abastecimiento de materiales no sea entorpecido, a través de medidas de seguridad, como los contratos de abastecimiento y los volúmenes y plazos de entrega establecidos en ellos, protegiendo la inversión de una falla en el suministro, o bien de un alza violenta en los precios. Básicamente, la planificación de las compras debe considerar:
1. las facilidades de almacenamiento.
2. costos y seguros de almacenaje, descuentos por pronto pago y al mayor.
3. disponibilidad de capital de trabajo.
4. intereses de capital inmovilizado.
5. perecibilidad de los materiales.

Para desarrollar el presupuesto de compras, el Gerente de Compras debe considerar los siguientes aspectos:
A. Apegarse a las políticas de la administración en lo referente a los niveles de inventario de materiales y partes.
B. Determinar el número de unidades y las fechas en que han de adquirirse los distintos tipos de materiales y partes.
C. Estimar el costo unitario de cada tipo de material y partes que vayan a comprarse.
Para lo anterior debe mantenerse un INVENTARIO MÍNIMO DE MATERIALES que, objetivamente, orientará la programación de las compras. El precio al que habrá de referirse será el de factura, incluyendo todos los gastos acarreados en su colocación en el Departamento de Producción. Toda esta planificación le proporciona a la empresa un elemento de control, fijando responsabilidades de envergadura. Con este procedimiento podrán detectarse a tiempo posibles fallas, evitando el abarrotamiento y/o escasez de insumos y posibles demoras en la producción.
En la selección de insumos, la Gerencia de Compras se proyectará hacia la mejor calidad al más bajo precio. De igual modo, el establecimiento de los niveles mínimos y máximos de inventario de materiales permite un óptimo control y se convierte en la mejor referencia de planificación de compra. Las desviaciones no serán atendidas por la Gerencia de Compras sino por los ejecutivos pertinentes, responsables de la toma de decisiones macro, dentro de la empresa. Si, repentinamente, bajan los precios, esto no significa que debe comprarse, inmediatamente, materiales en cantidad superior; es preciso evaluar otros gastos incurridos, es decir, una evaluación panorámica de las condiciones de compra. Ante fluctuaciones de la demanda, lo más aconsejable es recurrir a la experiencia o a la historia organizaciones, que resulta más confiable que lo aparentemente deducible a partir de los cambios del ambiente. Luego del análisis de tendencia de ventas y/o precios, habrá de considerarse cómo afecta en estos los indicadores del mercado y de la economía mediante procesos estadísticos. Ahora bien, los niveles de inventarios son controlados mediante el establecimiento de criterios mínimos y máximos que permitirán determinar las compras mínimas y máximas y establecer así un nivel medio de compras oscilante, según variaciones. Se basa en volumen de materiales requeridos más el nivel de inventario preestablecido, menos el inventario inicial:

Pc= Mr + If Ii
Pc: Presupuesto de compras
Mr: Material requerido para la producción.
If: Inventario final de materiales.
Ii: Inventario inicial de materiales.

El presupuesto de compras debe arrojar los siguientes datos:
a. Las cantidades de cada clase de materiales que han de comprarse en cada período.
b. Fecha en que ha de comprarse.
c. Estimación de los costos de las compras de materiales.

De la Gerencia de Compras depende de la disponibilidad, por parte de la planta, de los insumos necesarios para la producción. Esta planificación no deberá ser estricta y rigurosa al momento de su aplicación: debe conservarse cierta elasticidad, proporcionada por los niveles de inventario, entre el presupuesto de compra y el presupuesto de materiales, que permita afrontar las variaciones y los imprevistos, sin generar una crisis muy alta. Los extremos que determinan el nivel de compras son: si los requerimientos de insumos son constantes, en un nivel de inventario indicará que las compras deberán ser exactamente proporcionales a las exigencias de la planta. De lo contrario, para mantener las compras a un nivel constante, es necesario que los niveles de inventarios respondan ante las exigencias de materia prima que realice la planta.
Es preciso atender, ahora, el problema de la valuación. Considerando la evaluación panorámica pertinente, el Gerente de Compras será quien fije los precios, usando las mismas tácticas que el Gerente de Ventas al presupuestarlas. El costo de los materiales será, en definitiva, el precio de factura, menos algún descuento y rebaja, más gastos implícitos en su colocación en la planta. Para los materiales de precios muy fluctuantes, se recurre a métodos de valuación de inventarios como PEPS (FIFO), UPES (LIFO), y promedios como armónico, móvil, etc.. Luego, pasamos a analizar el pedido más económico: atendiendo a todos los factores que inciden en el manejo de materiales es, razonablemente, conveniente adquirir sólo lo necesario para mantener el inventario mínimo requerido como medida; más, ha de ser lo suficientemente mínimo como para aminorar a un costo irrisorio, su mantenimiento. Para ello debemos considerar los siguientes indicadores:

INDICADORES PARA LA DETERMINACIÓN DE COSTOS DE INVENTARIOS.

El volumen de los pedidos

La frecuencia anual de los mismos.

Lo óptimo es buscar un punto de equilibrio entre ellos, para lo cual se ha creado la fórmula que sigue: P= K N C
P= valor de cada pedido
K = constante
N = # de pedidos colocados en el año
C = consumos real

así pues, logramos el equilibrio en la planeación de las compras de materiales, bién sea reduciendo el monto total de pedidos a efectuarse en el año o el # de pedidos. Ambas inciden sobre los costos; para verlo consideramos:
1. El costo de manejo de pedidos: estudio de licitaciones, elaboración, colocación, seguimiento y recepción del pedido, etc., expresados en Bs. por pedido.
2. Intereses: del capital inmovilizado, porcentaje por gastos de mantenimiento, por concepto de rotura, pérdidas, seguros, etc., expresados en tanto por uno, es decir, la de todos los porcentajes entre 100, indicando, en función de esto, lo que paga cada bolívar de cada pedido. Este nuevo equilibrio relaciona el costo de manejo y el costo de financiamiento de los pedidos y se halla: